In diesem Kapitel erfahren Sie, was Sie wissen sollten, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen.

Personal- planung

Der folgende Text stammt aus der Broschüre "Selbstständig und erfolgreich sein – Ein Leitfaden für Existenzgründer", herausgegeben vom Informationsservice der Sparkassen-Finanzgruppe. Die Broschüre kann beim StartUp Shop online bestellt werden.

Zitat: Kaum ein Unternehmen kommt auf Dauer ohne Personal aus.
Und allein der Wunsch, alle Arbeiten in seinem neuen Betrieb selbst zu erledigen, reicht nicht aus. Entweder erreicht dann der junge Betrieb nicht den notwendigen Mindestumsatz oder die notwendige Mindestgröße, oder es ist ganz einfach technisch nicht durchführbar, alles selbst zu machen.

Qualifizierte und motivierte MitarbeiterInnen sind die Basis für den zukünftigen Erfolg Ihres Betriebes.

Den ersten Mitarbeiter brauchen viele gar nicht lange zu suchen: den Lebenspartner. Auch Bekannte und Verwandte gehören oft mit zu den Ersten, die dem jungen Betrieb "auf die Beine" helfen wollen und deshalb gerne verpflichtet werden.

Sparen Sie sich viel Ärger, und suchen Sie auch die Bekannten und Verwandten als zukünftige MitarbeiterInnen nicht anders aus als jeden fremden Mitarbeiter oder jede fremde Mitarbeiterin. Legen Sie bei der Auswahl die gleichen Kriterien an.

Bevor Sie anfangen zu suchen

Zuerst überlegen Sie für den Start und die Zeit kurz danach, welche Leistungen Sie erwarten und in welcher Form sie zu erfüllen sind:

	Wieviele Stellen sind zu besetzen?
	Welche Stellen sind zu besetzen?
	Was ist an diesen Stellen zu tun?
	Wieviel Personal werden Sie benötigen?
	Welche Kenntnisse werden benötigt?
	Welche Ausbildung ist notwendig?
	Welche geistigen Anforderungen?
	Welche körperlichen Anforderungen?
	Wie ist die soziale Anpassungsfähigkeit?
	Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte?

Dann bauen Sie auf dieser ersten Überlegung auf und stellen sich die gleichen Fragen, diesmal aber für das zweite Jahr Ihres Betriebes.

Sie haben damit einen Personalbedarfsplan aufgestellt, die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil Ihrer zukünftigen MitarbeiterInnen festgestellt. Jetzt können Sie die richtigen MitarbeiterInnen suchen.

So suchen Sie die MitarbeiterInnen

Sehr schnell werden Sie erkennen, wie schwierig es ist, qualifiziertes Personal zu finden. Für den jungen Betrieb gilt das noch viel stärker als für einen renommierten Betrieb; viele qualifizierte Fachkräfte scheuen das Risiko, zu einem jungen Betrieb zu wechseln.

Beginnen Sie Ihre Suche ruhig im Bekanntenkreis oder Kollegenkreis, suchen Sie dann weiter über Zeitungsanzeigen oder über das Arbeitsamt. Abwerbung ist die unfeinste Methode der Suche nach MitarbeiterInnen. Stellen Sie heraus, was Sie bieten können, und welche Vorteile der Arbeitsplatz bei Ihnen bietet.

So wählen Sie MitarbeiterInnen aus

Prüfen Sie die Bewerbungen sehr kritisch, und lesen Sie sehr genau die Bewerbungsunterlagen.

Laden Sie die ausgewählten Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein.

Bereiten Sie sich auf das Gespräch gut vor, legen Sie sich eine Liste mit all Ihren Fragen an. Diese Liste kann so aussehen:

	Wie sind Sie auf die Stelle aufmerksam geworden?
	Weshalb wollen Sie Ihre derzeitige Stelle aufgeben?
	Beschreiben Sie Ihre derzeitige Aufgabe.
	Welche Tätigkeiten liegen Ihnen besonders?
	Arbeiten Sie gerne mit anderen zusammen?
	Welches Berufsziel wollen Sie erreichen?
	Haben Sie in Ihrem Vertrag eine Konkurrenzklausel?
	Haben Sie eine Nebenbeschäftigung?
	Was tun Sie für Ihre Weiterbildung?
	Welche Hobbies haben Sie?
	Liegen Lohnpfändungen gegen Sie vor?
	Wieviel wollen Sie verdienen?
	Haben Sie einen Führerschein?
	Wann können Sie frühestens beginnen?
	Haben Sie eine Arbeitserlaubnis/Aufenthaltserlaubnis?
	Liegt eine Schwerbehinderung vor?

Ergänzen Sie diese Liste um die Punkte, die Ihnen für Ihr Vorhaben wichtig erscheinen. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen zu den Antworten des Bewerbers / der Bewerberin.

Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch und die Auswahl der neuen MitarbeiterInnen. Die MitarbeiterInnen der ersten Stunde sind ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Was muss geregelt werden?

Gleichgültig, wen oder wieviele Beschäftigte Sie einstellen, lassen Sie sich immer diese Unterlagen vorlegen:

	Lohnsteuerkarte
	Versicherungsnachweisheft/Sozialversicherungsausweis
	Nachweis über Krankenversicherung
	Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
	polizeiliches Führungszeugnis
	Arbeitserlaubnis (wenn Ihr/e neue/r Beschäftigte/r nicht aus einem Land der Europäischen Union kommt).

Wenn alle Unterlagen vorhanden sind, und Sie sich mit Ihrem neuen Mitarbeiter oder ihrer neuen Mitarbeiterin über Art, Umfang und Bezahlung geeinigt haben, dann schließen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab (erst recht mit Bekannten und mit dem Ehegatten!). Einen Musterarbeitsvertrag können Sie sich als Word-Datei herunterladen.

Lassen Sie sich nicht zu überhöhter Bezahlung verleiten. Orientieren Sie sich an der marktüblichen Bezahlung und bezahlen Sie für Leistung, nicht für die Bereitschaft zu wechseln.

Für viele Branchen gibt es verbindliche Tarifverträge, in denen Entgelt und Einstufungen geregelt sind. Fragen Sie Fachverband oder Kammer nach Tarifverträgen Ihrer Branche.

Vereinbaren Sie eine Probezeit, um das Arbeitsverhältnis auch wieder kurzfristig lösen zu können, wenn Sie und Ihr neuer Mitarbeiter oder Ihre neue Mitarbeiterin doch nicht so gut zusammenpassen.

Im Arbeitsvertrag steht all das, was Sie vorher mündlich besprochen und vereinbart hatten.

Der Arbeitsvertrag mit einem Lehrling ist der Berufsausbildungsvertrag. Für die Berufsausbildung sind Kammer oder Verband zuständig. Dort werden Sie auch informiert über Vorschriften und Voraussetzungen zur Ausbildung und die besonderen Regelungen im Ausbildungsvertrag.

Überzeugen Sie sich davon, dass Ihre ArbeitnehmerInnen keine weiteren Nebenbeschäftigungen haben. Sonst ist der Gesamtlohn meist höher als die günstigeren Sozialnebenkosten erwarten ließen. Die Folge sind Beitrags- und Lohnsteuernachzahlungen, für die Sie als Arbeitgeberin haften.

Ihre Pflichten als Arbeitgeberin

Anmeldung:

Ihre neuen Pflichten als Arbeitgeberin beginnen bei der Anmeldung Ihrer MitarbeiterInnen bei der Krankenkasse zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung und der Meldung bei der Berufsgenossenschaft (die berufliche Unfallversicherung).

Legt Ihnen Ihr neuer oder Ihre neue Mitarbeiterin nicht bis zum dritten Arbeitstag seinen Sozialversicherungsausweis vor, dann sind Sie zu einer Kontrollmitteilung an die Krankenkasse verpflichtet. Sofort am Tag der Arbeitsaufnahme müssen Betriebe folgender Branchen der Krankenkasse die Einstellung melden: Baugewerbe, Gebäudereinigung, Ausstellungs-, und Messebau, Schaustellergewerbe.

Beiträge:

Dann müssen Sie regelmäßig Beiträge bezahlen. Die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge (einschließlich Beiträge zur Pflegeversicherung) behalten Sie vom Lohn ein, die andere Hälfte legen Sie als Arbeitgeberin dazu. Die Prämie der Berufsgenossenschaft bezahlt die Arbeitgeberin ganz. Die Lohnsteuer Ihrer Beschäftigten behalten Sie vom Lohn oder Gehalt ein und überweisen Sie an das Finanzamt.

Sie sind als Arbeitgeberin aber nicht nur zur Anmeldung Ihrer Beschäftigten und zur Abführung der Beiträge verpflichtet. Sie sind auch verantwortlich für die richtige Berechnung dieser Beiträge. Wenn etwas nicht stimmt, werden zuerst Sie zur Kasse gebeten!

Urlaub:

Der gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub beträgt 24 Tage pro Jahr, für Jugendliche bis 18 Jahre 25 - 30 Tage je nach Alter. Tarifverträge sehen meist mehr Urlaubstage vor. Erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Kammer, ob es für Ihre Branche einen allgemeinverbindlichen Tarifvertrag gibt.

Kündigung:

Für ArbeitgeberInnen und Angestellte gelten die gleichen Kündigungsfristen. Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beiderseits beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Letzten des Monats. Bei längerer Beschäftigungsdauer erhöht sich diese Frist auf bis zu sieben Monate, wenn die ArbeitgeberIn kündigt.

Während der Probezeit können Arbeitsverträge grundsätzlich mit einer Frist von zwei Wochen gelöst werden.

Mit Aushilfskräften können für die ersten drei Monate ihres Arbeitsverhältnisses Kündigungsfristen in beliebiger Länge vereinbart werden.

In Tarifverträgen sind oft abweichende Kündigungsfristen vorgegeben.

Sonstige gesetzliche Regelungen:

Alle gesetzlichen Regelungen zum Arbeitsrecht und Arbeitsschutzrecht hier darzustellen ist unmöglich. Deshalb sind in der folgenden Aufzählung nur die wichtigsten enthalten:

	Arbeitszeitgesetz: Bestimmung der regelmäßigen Arbeitszeit mit Sonderregelungen
	Arbeitsstättenverordnung: Einrichtung und Unterhaltung der Arbeitsstätten. Bestimmungen über Raumgröße, Beleuchtung, Temperatur, Sanitärräume, Pausenräume usw.
	Berufsbildungsgesetz: Generelle Regelungen zur Berufsausbildung
	Bundesurlaubsgesetz: Gesetzliche Regelung des Erholungsurlaubs
	Betriebsverfassungsgesetz: Regelung der Mitwirkungsrechte der Beschäftigten bei betrieblichen Entscheidungen, Betriebsrat
	Heimarbeitsgesetz: Beschäftigung von Heimarbeitern, Regelung der Formalitäten
	Jugendarbeitsschutzgesetz: Besondere Bedingungen für die Beschäftigung von Jugendlichen, Arbeitszeitregelungen, Verbote für bestimmte Beschäftigungen, Urlaub
	Kündigungsschutzgesetz: Schutz vor sozial ungerechtfertigten Kündigungen, Kündigungsfristen
	Entgeltfortzahlungsgesetz: Regelt Anspruch, Höhe und Dauer der Lohn-/Gehaltsfortzahlung bei Erkrankung an Arbeits- und Feiertagen
	Mutterschutzgesetz: Arbeitseinschränkungen, Mutterschutzzeiten und Kündigungsschutz für werdende Mütter
	Bundeserziehungsgeldgesetz: Erziehungsurlaub und Kündigungsschutz
	Schwerbehindertengesetz: Regelung der Beschäftigungspflicht von Schwerbehinderten, besonderer Kündigungsschutz und Zusatzurlaub."

(Unterbrechung des Zitats)

Das neue Rentenmodell und Ihre Pflichten als Arbeitgeberin

Was bisher nur in manchen Branchen möglich war, geht jetzt überall: die Altersvorsorge im Betrieb. Durch die Rentenreform hat nun jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer ein Recht auf Entgeltumwandlung. Möchte Ihr Personal einen Teil des Gehaltes für den Aufbau einer Zusatzrente nutzen, so sind Sie als Arbeitgeberin dazu verpflichtet dies zu ermöglichen und sich um die Anlage des Geldes zu kümmern. Die Art und Höhe der Altersversorgung besprechen Sie individuell mit Ihren MitarbeiterInnen. Eine Altersvorsorge über den Betrieb ist somit eine Möglichkeit für ArbeitnehmerInnen, Gehaltsbestandteile steuergünstig anzulegen.

Über das Bürgertelefon zur Rente, unter der Telefonnummer 0800/15 15 15 - 0 können Sie gebührenfrei montags bis donnerstags von 8 bis 20 Uhr direkt Fragen zur Rente stellen. Das Bürgertelefon ist eine Serviceeinrichtung des Bundesministeriums für Gesundheit und Soziale Sicherung (BMGS).

Fortsetzung des Zitats:

Gesetzliche Regelungen und Betriebsgröße

Einige der aufgeführten Gesetze sehen Schwellenwerte für die Betriebsgröße vor, ab denen Gesetze erst anwendbar werden oder besondere Vorschriften gelten. Einige der wichtigsten Schwellenwerte:

Dies sind nur einige Beispiele aus einer Fülle von Regelungen. Informieren Sie sich rechtzeitig und immer wieder bei der Krankenkasse, dem Arbeitsamt, dem Verband oder der Innung und dem Steuerberater über Änderungen der gesetzlichen Regelungen oder über die für Sie wichtigen Regelungen bei steigender Beschäftigungszahl.

Geht es auch einfacher und flexibler?

Für den jungen Betrieb oder auch später zum Ausgleich von Beschäftigungsschwankungen sind vollbeschäftigte MitarbeiterInnen nicht immer die einzig richtige Wahl.

Sehr gut geeignet zur besseren Abstimmung des betrieblichen Bedarfs mit den Bedürfnissen der ArbeitnehmerInnen sind alle Formen der Telearbeit.

Online Forum Telearbeit (OnForTe) ist die erste Anlaufstelle für ArbeitnehmerInnen, die Telearbeit machen möchten. Die Firma TA-Telearbeit unterstützt Firmen, die TelearbeiterInnen beschäftigen. Auch bei diesen Beschäftigungen besteht Anspruch auf Urlaub, und die Kündigungsfristen sind zu beachten. ArbeitnehmerInnen haben Anspruch auf Lohnfortzahlung genau wie Vollbeschäftigte.

Bei Teilzeitbeschäftigten, Geringverdienenden, Nebentätigkeiten oder der Beschäftigung von Aushilfen gelten einfachere Abrechnungs- und Abführungspflichten
Die Arbeitgeberin entrichtet:

	11 % des Arbeitsentgelts zur Krankenversicherung,
	12 % des Arbeitsentgelts zur Rentenversicherung,
	2 % des Arbeitsentgelts als einheitliche Pauschsteuer und
	ggf. 1,3 % des Arbeitsentgelts nach dem Lohnfortzahlungsgesetz.

Auf die ArbeitnehmerInnen entfallen grundsätzlich keine Pauschalabgaben. Alles Wissenswerte über die sogenannten Minijobs finden Sie in der Minijob-Zentrale.

Auch ExistenzgründerInnen können befristete Arbeitsverträge mit ihren MitarbeiterInnen abschließen. Die Dauer dieser befristeten Arbeitsverträge kann bis zu 2 Jahre betragen. Diese Befristung kann bis zu dreimal verlängert werden.

Flexibel bleiben Sie auch, wenn Sie mit Ihren sozialversicherungspflichtigen teilzeitbeschäftigten MitarbeiterInnen Jahresarbeitszeitverträge abschließen. Der Unterschied zu gewöhnlicher Teilzeitarbeit besteht darin, dass statt einer wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit die Jahresarbeitszeit vereinbart wird. Das Entgelt wird dabei regelmäßig als durchschnittlicher Verdienst verteilt über das ganze Jahr bezahlt. Damit bleibt der Schutz der Sozialversicherung erhalten.

Diese Art der Vertragsgestaltung bietet sich vor allem an, um saisonale Schwankungen auszugleichen.

Vorsicht!

Versicherungsrechtliche und lohnsteuerrechtliche Vorschriften sind nicht identisch. Die Grenzen für sozialversicherungsfreie Beschäftigungen ändern sich jedes Jahr. Beachten Sie diese Grenzen genau. Sie als Arbeitgeberin haften für die richtige Berechnung der Beiträge." (Unterbrechung des Zitats)

Lohnberechnung:

(Zum Thema Lohnsteuer siehe Steuer in dieser Lektion.)

Die Beitragssätze für die Sozialversicherungbeiträge können sich ändern. Achten Sie darauf, dass bei obigem Beispiel von einem mittleren Krankenkassen-Beitragssatz von 13,6 % ausgegangen wurde. Die unterschiedlichen Beitragssätze der verschiedenen Krankenkassen können Sie erfragen.

Nicht berücksichtigt wurden bei unserem Beispiel allgemeine Personalkosten, wie der Umlagebetrag nach dem Lohnfortzahlungsgesetz für Krankheitsaufwendungen und für Mutterschaftsaufwendungen, sowie Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Für Ihre erste Kalkulation der Personalkosten können Sie zum geplanten Bruttogehalt als Lohnnebenkosten 23 % - 25 % vom Bruttogehalt hinzurechnen.

Fortsetzung des Zitats aus der Broschüre "Selbstständig und erfolgreich sein - Ein Leitfaden für Existenzgründer" der Sparkassen-Finanzgruppe:

Weitere Möglichkeiten

Anstatt Personal einzustellen, können Sie SubunternehmerInnen beauftragen oder Teilaufträge an freiberufliche Selbstständige weitergeben. Damit gleichen Sie Spitzen in der Beschäftigung ohne Arbeitgeberpflichten aus und können Ihrem Betrieb Know-How verschaffen, das er sich sonst nicht leisten könnte.

Das Wichtigste: die Menschenführung

Sind Sie darauf vorbereitet, MitarbeiterInnen zu führen und auch zu motivieren?

Ist Ihnen bewusst, dass das Führungsverhalten von Vorgesetzten eine zentrale Rolle spielt bei der Produktivität und beim Fehlzeitverhalten?

Denken Sie an Ihre derzeitige Arbeitnehmerinnensituation und an die Fehler Ihres Arbeitgebers oder Ihrer Arbeitgeberin, wenn es um MitarbeiterInnenführung geht!

Wenn Sie darauf nicht vorbereitet sind, sollten Sie vor der Einstellung von Beschäftigten zuerst sich selbst auf Ihre neue Aufgabe "Menschenführung" vorbereiten.

Die größten Probleme junger Unternehmer bestehen darin, geeignetes Personal zu finden und auch zu behalten. Das belegen alle Untersuchungen über junge Betriebe in den ersten Jahren. (Zitat Ende)

Personalführung

Personal ist nicht nur ein kostenintensiver Faktor, sondern dahinter verbergen sich Menschen, Persönlichkeiten und Individuen mit ihren Stärken und Schwächen. Denken Sie an Ihre Arbeitnehmerinnensituation und an die Fehler Ihres Arbeitgebers, wenn es um Menschenführung geht! Sie sollten Ihre MitarbeiterInnen kennen, um sie entsprechend ihren fachlichen und persönlichen Fähigkeiten einsetzen zu können.

Das Führungsverhalten von Vorgesetzten spielt bei der Produktivität und Effizienz des MitarbeiterInneneinsatzes eine zentrale Rolle. Unzureichende Arbeitsvorbereitung, schlechter Informationsfluss, mangelde Delegation von Aufgaben und fehlende Anerkennung der Leistung können MitarbeiterInnen so stark frustrieren, dass deren Arbeitsleistung ganz erheblich darunter leidet. Die innere Kündigung ist schnell geschehen und daran ändert auch der höchste Lohn nichts.

Im jungen Unternehmen werden Sie als Existenzgründerin vieles persönlich regeln. Mittel- und langfristig, mit wachsendem MitarbeiterInnenstamm, müssen Sie sich mit der Menschenführung auseinandersetzen.

Untenstehende Fragestellungen geben einen kurzen Einblick, mit welchen Themen Sie sich beschäftigen sollten:

	Wie können Sie Ihre MitarbeiterInnen motivieren und auch kontrollieren?
	Haben Sie Stellenbeschreibungen für die einzelnen Arbeitsbereiche?
	Welche Befugnisse sollen MitarbeiterInnen erhalten? Welche Pflichten möchten Sie Ihren MitarbeiterInnen auferlegen?
	Wie und wie oft sollten Personalsach- und –fachgespräche stattfinden?
	Arbeiten Sie Personalbeurteilungen aus, um Qualifizierungen und Entwicklungen erkennen zu können.
	Wie kann die innerbetriebliche Karriereplanung auf die Unternehmensziele abgestimmt werden?
	Wie gehen Sie mit Kündigungen, Zeugnissen und arbeitsrechtlichen Konflikten um?

Wenn Sie Personal beschäftigen, müssen Sie bestimmte Regeln der Personalführung beherrschen. Möchten Sie die "Elf Geheimnisse des Führens" kennenlernen? Dann klicken Sie hier.

Ein Muster für einen Arbeitsvertrag finden Sie im Kapitel Vertragsgestaltung. Gehen Sie anschließend zum Kapitel Kooperation.

Personal- planung