Frau Brandneu hatte in der GuV die Aufwendungen und Erträge der Abrechnungsperiode, d.h. des Geschäftsjahres 2003 ermittelt (hier ist die Tabelle nochmal veranschaulicht):
 
Als sie sich die GuV noch einmal anschaute, erkannte sie zwei wichtige Gesetzmäßigkeiten des betrieblichen Rechnungswesen:
 Aufwand
GuV Q4 2003
Ertrag  
Wareneinkauf
0
 Umsatzerlöse
18.000
Fremdleistungen
4.000
 Verlust
2.500
Personalaufwand
6.300
  
 
Abschreibungen
650
    
Mieten
2.100
    
Werbungskosten
1.700
    
Reisekosten
900
    
Verwaltungskosten
2.150
    
Betriebsbedarf
800
    
Instandhaltung
300
    
Zinsaufwand
1.600
    
Steuern
0
    
 
20.500
  
20.500
 
 Sie unterscheidet zwei Arten von Aufwendungen und Erträgen:

Bei den Aufwendungen gibt es einerseits Materialaufwand und Personalaufwand andererseits Mieten, Abschreibungen und Steuern.

Bei den Erträgen gibt es einerseits Umsatzerlöse andererseits Mieterträge und Zinserträge.

Im Vergleich zu den erzielten Erträgen waren ihre Aufwendungen zu hoch. Einen Gewinn statt eines Verlusts hätte sie dann erzielt, wenn ihre Erträge höher gewesen wären als ihre Aufwendungen. Dies wäre dann der Fall gewesen, wenn sie mehr Aufträge gehabt und mehr Erzeugnisse bzw. Dienstleistungen verkauft hätte. Auch höhere Preise für ihre Produkte hätten die Umsatzerlöse erhöht.
Einen Gewinn hätte sie auch dann erzielt, wenn ihr Aufwand zur Produktion der Erzeugnisse bzw. zur Bereitstellung der Dienstleistungen niedriger gewesen wäre (niedrigere Personalkosten, weniger Verwaltungskosten usw.).

Frau Brandneu erkannte, wie ihr Verlust zustande kam.
Verlust kann entstehen durch:
Aufwendungen und Erträge, die unmmittelbar mit der
  Herstellung ihrer Softwareprogramme, mit ihren Beratungs- und Trainingsleistungen gekoppelt waren
andere Aufwendungen und Erträge, die damit direkt nichts zu tun hatten.

Welche Aufwendungen und Erträge nun maßgeblich zu ihrem Verlust beigetragen hatten, konnte Karin Brandneu in ihrer GuV nicht eindeutig erkennen. Dazu musste sie zuerst eine Kostenrechnung aufstellen.
 


Es gibt also Aufwendungen und Erträge, die
unmittelbar mit der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit, der Produktion und dem Vertrieb von Produkten bzw. mit Dienstleistungen, zu tun haben. Sie werden betriebsbezogene (betrieblich bedingte) Aufwendungen und Erträge genannt.
im Unternehmen anfallen, aber mit der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit nichts zu tun haben. Sie werden betriebsfremde Aufwendungen und Erträge genannt. Betriebsfremde Aufwendungen sind beispielsweise Spenden für wohltätige Zwecke. Betriebsfremde Erträge sind beispielsweise Währungsgewinne bei Wechselkursschwankungen.